Ilmatorjuntayhdistys ry:n tietosuojaseloste


Tämä on Ilmatorjuntayhdistys ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 16.6.2018. Viimeisin muutos 12.2.2019.



1. Rekisterinpitäjä


Ilmatorjuntayhdistys ry


Klaavolantie 2, 04300 Tuusula



2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö


Järjestösihteeri Ville Vatanen, 0453554525, jarjestosihteeri.ity@gmail.com


Kauppakatu 17 A 4, 40100 Jyväskylä



3. Rekisterin nimi


Jäsenrekisteri



4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus


EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on lakisääteinen velvoite, asianomaisten henkilöiden suostumus sekä oikeutettu etu järjestötyöhön, -toimintaan, -tiedottamiseen, -tutkimukseen ja -koulutukseen liittyen. Henkilö voi rajata tai vastustaa tietojensa käsittelyä erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Jäsenyys em. liittoihin kuuluvassa jäsenyhteisössä ei kuitenkaan ole mahdollinen ilman henkilötietoja Ilmatorjuntayhdistys ry:n rekisterissä.


Jäsenrekisteriä käytetään jäsentietojen ylläpitoon, jäsentyypin määrittelyyn, jäsenlehden, vuosikirjan ja muun jäsenmateriaalin postittamiseen, jäsenmaksun postittamiseen ja jäsenten muistamiseen erikseen määritettyinä merkkipäivinä. Lisäksi jäsentietoja käytetään tiedottamiseen ja yleiseen järjestötyöhön, -toimintaan, - tiedottamiseen, -tutkimukseen ja -koulutukseen


Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.





5. Rekisterin tietosisältö


Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön etunimi, sukunimi, jäsentunnus, postiosoite, postinumero, toimipaikka, jäsenmaksun suorituspäivä, syntymäaika, jäsentyyppi, liittymispäivä, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä osasto, jonka alueesta jäsen on kiinnostunut. Lisäksi jäsenrekisteriin tallennetaan jäsenen mahdolliset saadut huomionosoitukset.


Jäsentietoja säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan, kuin henkilö on jäsenenä yhdistyksessä. Jäsenmaksun maksamatta jättäneen jäsenen tiedot säilytetään rekisterissä kaksi vuotta, ellei jäsen irtisanoudu itse jäsenyydestä. Tällöin tiedot poistetaan rekisteristä heti.


Rekisteröidyn oikeudet


Henkilö voi vaikuttaa tietojensa keräämiseen, käsittelyyn ja käyttöön mm. seuraavilla tavoilla:


1. Henkilötietojen tarkistaminen ja korjaaminen.


Jäsen voi tarkistaa ja korjata tietonsa ottamalla yhteyttä järjestösihteeriin, osoitteeseen jarjestosihteeri.ity@gmail.com, hänen puhelinnumeroonsa tai lähettämällä kirjeen hänen kotiosoitteeseensa


2. Luovutuskiellot.


Jäsen voi kieltää omien tietojensa luovuttamisen eteenpäin osastoille.


3. Henkilötietojen poisto rekisteristä.


Jäsen tai muu henkilö voi milloin tahansa vaatia kohdassa 1 kirjatuilla tavoilla henkilötietojensa poistoa rekisteristä tai niiden käytön rajoittamista. Jäsenyys ei kuitenkaan ole mahdollinen ilman henkilötietoja jäsenrekisterissä.


Rekisteri ei sisällä salassa pidettävää tai arkaluontoista tietoa.



6. Säännönmukaiset tietolähteet


Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseniltä mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta ja muista tilanteista, joissa jäsen luovuttaa tietojaan.



7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle


Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.


Tietoja luovutetaan lehden postittamiseen liittyen neljästi vuodessa lehden päätoimittajalle ja lehden painavalle painotalolle. Lisäksi tietoja luovutetaan satunnaisesti yhdistyksen alaosastoille heidän tarpeensa mukaan, kuitenkin ainoastaan silloin, kun tietotarve liittyy osastojen toimintaan. Sähköpostilista lähetetään tiedotusvastaavalle vuoden aikana silloin, kun lista päivittyy. Henkilötietojen luovutus ei koske sen erikseen kieltäneitä.



8. Rekisterin suojauksen periaatteet


Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisteriä säilytetään yhdistyksen erillisellä tietokoneella, joka on järjestösihteerin hallussa ja valvonnassa. Ainoastaan järjestösihteerillä on pääsy tietokoneelle.



9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista


Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle sähköpostitse tai rekisterinpitäjän kotiosoitteeseen. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).



10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet


Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).